Decreti Rettore

Modello Decreto

Si rende disponibile il seguente Modello di Decreto Rettorale ad uso degli uffici. Nel modello è già predisposto il segnaposto per l'apposizione della firma grafica come descritto nella pagina Predisposizione documenti per la firma grafica.

Registrazione e avvio del flusso

Per registrare un decreto del Rettore e richiedere contestualmente l'apposizione della firma digitale è necessario effettuare una nuova registrazione all'interno del repertorio denominato Decreti Rettore. Atal fine è necessario selezionare dal modulo Documenti, la scheda Repertorio quindi cliccare sulla voce Decreti Rettore.

Nel caso in cui il repertorio non sia presente tra quelli disponibili è necessario essere abilitati all'inserimento su tale repertorio. E' quindi necessario contattare la Dott. Lucia Ramadù responsabile del protocollo

Per effettuare correttamente la registrazione e l'avvio del flusso è necessario:

• compilare il campo Voce di indice, con il valore Decreto Rettore. Si ricorda che tale valore va selezionato dal menu a tendina,
• compilare tutti i campi necessari, Oggetto, Classificazione, Responsabile, ossia tutti i campi contrassegnati con il simbolo dell'asterisco (*),
• caricare nella sezione File il file che rappresenta il decreto, in formato PDF/A,
• effettuare il salvataggio in bozza, tramite il pulsante SALVA BOZZA.

Passi necessari per una correttamente registrazione

Compilare tutti i campi necessari, Oggetto, Classificazione, Responsabile, ossia tutti i campi contrassegnati con il simbolo dell'asterisco (*).

Compilare il campo Voce di indice, con il valore Decreto Rettore. Si ricorda che tale valore va selezionato dal menu a tendina.

Caricare nella sezione File il file che rappresenta il decreto, in formato PDF/A. Il file che rappresenta il decreto deve essere contrassegnato come Documento principale tramite l'attivazione della bandierina di colore blu .

Effettuare il salvataggio in bozza, tramite il pulsante SALVA BOZZA.

Verifica avvio flusso

Una volta salvata la registrazione in bozza, la corretta attivazione del flusso Decreto Rettore è indicata dalla presenza di una timeline, cioè un pannello che mostra i passaggi principali dell'iter. Se l'utente è anche il destinatario di un'azione richiesta, compare un pannello con un pulsante Azioni Disponibili per eseguire rapidamente l'azione, come approvare o firmare.

Proponente (avvio iter)

Ratifica SA

Valutazione contabile

Questo passaggio permette di decidere se il decreto dovrà essere sottoposto a parere contabile da parte del Responsabile Contabile, che al momento coincide con il responabile dell'Area Risorse Finanziarie.

Le azioni disponibili sono:

• (Operatore) NON si richiede valutazione contabile, in questo caso il sistema registrerà che non è necessario il parere contabile.
• (Operatore) Si richiede valutazione contabile, in questo caso il sistema registrerà la richiesta di parere contabile.

RPA

Il passo RPA offre al Responsabile Procedimento Amministrativo (RPA) e al suo sostituto le seguenti azioni:

• (RPA) Approva, prosegui con l'iter: l'azione fa avanzare l'iter come segue:
  • Responsabile Amministrativonel caso in cui l'ufficio del RPA sia inserito all'interno di una struttura superiore. In questo caso, sono inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) il soggetto individuato come Responsabile Amministrativo ed il suo sostituto ed inviate le mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione;
  • Responsabile Contabile nel caso in cui non sia presente un Responsabile Amministrativo e sia stato richiesto il visto contabile;
  • Area Affari Generali, nel caso in cui non sia presente un Responsabile Amministrativo e non sia stato chiesto il visto contabile. In questo caso saranno inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) la persona individuata come responsabile dell'Area Affari Generali ed il suo sostituto. A questi verrà inviata una mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.
• (RPA) NON approva: rimanda la registrazione al passo Proponente. Al RPA sarà richiesto di inserire una nota in cui riportare indicazioni e motivazioni della richiesta di riformulazione.
• (RPA) Modifica proposta o allegato, carica nuova versione: sostituisci il file del decreto o allegato con una nuova versione.
  
• (RPA) Aggiungi allegato: includi un allegato alla registrazione.
• Seleziona file da firmare e tipo firma: scegli i file da firmare e il tipo di firma desiderato (PaDES, PaDES Grafico, CaDES).
• Termina flusso: fa terminare il flusso, utile in caso si rilevi qualche problema e sia necessiario avviare il flusso exnovo.
• (Info) Visualizza chi deve agire: visualizza un messaggio che indica chi deve intervenire sulla registrazione.

Il sostituto del RPA è costituitto da colui che nell'anagrafica di Titulus ha impostate almeno uno dei seguenti testi nel campo Ruoli/Mansioni:

• Sostituto_<codice_ufficio_di_cui_è_responsabile_il_RPA>: es Sostituto_SI000191, in questo caso viene individuato il Sostituto del Responsabile dell'ufficio con codice SI000191
• Sostituto_<matricola_rpa>: ad esempio Sostituto_PI000275, in questo caso viene individuato il Sostituto della persona con matricola in Titulus pari a PI000275

 

Responsabile Amministrativo

Il passoResponsabile Amministrativo fornisce al soggetto individuato come responsabile della struttura all'interno della quale è collocato l'ufficio del RPA indicato nella registrazione o al suo sostituto, le seguenti azioni:

• (EP) Approva, l'azione fa avanzare l'iter nei passi a seguire in base alle condizioni indicate:
  
  • Responsabile Contabile, se è stata richiesta la valutazione contabile. In questo caso saranno inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) la persona individuata come Responsabile Contabile, all'interno dell'anagrafica di Titulus, ed il suo sostituto. A questi verrà inviata una mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.
  • Area Affari Generali, nel caso in cui non sia presente un Responsabile Amministrativo e non sia stato chiesto il visto contabile. In questo caso saranno inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) la persona individuata come responsabile dell'Area Affari Generali ed il suo sostituto. A questi verrà inviata una mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.
• (EP) NON Approva, restituisci all'RPA, l'azione richiede al Responsabile Amministrativo di inserire una nota in cui esplicitare le problematiche riscontrate o le azioni correttive quindi riporta la registrazione del documento al passo RPA.
• (EP) Modifica richieste, ratifica e contabile, l'azione consente di modificare le richieste inserite nei passi Ratifica CdA, Ratifica SA e Valutazione Contabile.

Una volta che il Responsabile Amministrativo ha approvato la proposta di decreto, sulla registrazione sarà inibita la possibilità di modifica, che tornerà disponibili solo al rigetto di uno dei soggetti che seguono nell'iter, ossia Area Affari Generali, Responsabile Contabile, Direttore Generale.

Responsabile Contabile

Il passaggio al Responsabile Contabile è previsto solamente nel caso in cui nei passaggi precedenti sia stata richiesta la valutazione contabile

In questo passo il soggetto/i individuati come Responsabile Contabile (nell'anagrafica di Titulus sono tutti i soggetti con ruolo/mansione Responsabile Contabile) potrà visionare i documenti della proposta di decreto, per valutarne la regolarità contabile.

Le azioni disponibili sono:

• (RC) Regolare, tramite questa azione il Responsabile Contabile fornisce il parere regole e il documento passera alla valutazione del responsabile dell'Area Affari Generali;
• (RC) Regolare, con annotazione, tramite questa azione il Responsabile Contabile fornisce il parere regole, che sarà riportato come annotazione sulla registrazione, e il documento passerà alla valutazione del responsabile dell'Area Affari Generali;
• (RC) NON regolare, tramite questa azione il Responsabile Contabile fornisce parere di NON regolarità, che sarà riportato come annotazione sulla registrazione, e il documento passerà alla valutazione del responsabile dell'Area Affari Generali;
• (RC) Restituisci al proponente, questa azione consente al Responsabile Contabile di respingere la proposta di decreto in quanto non completa degli elementi utili ad effettuare una valutazione. Il flusso tornerà al passo Responsabile Amministrativo, se è stato individuato un responsabile amministrativo della struttura, o al passo RPA.
• (Info) Visualizza chi deve agire:

Dirigente

Questo passaggio permette al Dirigente, dove presente, di valutare e decidere sulla proposta di decreto.

Le azioni disponibili al Dirigente sono:

• (Dirigente) Approva: l'iter prosegue al passo del Direttore Generale
• (Dirigente) Approva, con annotazione: il sistema chiede al Dirigente l'inserimento della nota, che sarà ripotata come anotazione sulla registrazione, e l'iter prosegue al passo del Direttore Generale.
• (Dirigente) Non approva: il sistema chiede una motivazione, che sarà riportata come annotazione sulla regsitrazione, e l'iter torna al Responasbile Amministrativo, se presente, oppure al RPA.

Direttore Generale

Questo passaggio permette alDirettore Generale di prendere decisioni sull'iter.

Le azioni disponibili sono:

• Approva: avanza l'iter al passo Rettore. Vengo inseriti in automatico per copia conoscenza (CC) il Rettore ed il Pro Rettore ed inviate le mail di notifica con richiesta di intervento sul documento registrato.
• Approva, con annotazione: come Approva, ma richiede l'inserimento di un testo, che viene riportato come annotazione.
• NON Approva: richiede al Direttore Generale di inserire un messaggio in cui esplicitare le problematiche riscontrate o le azioni correttive da itraprendere, che viene memorizzato come annotazione. L'iter torna al Dirigente, se presente, o al Responsabile Amministrativo, se presente, o al RPA.

Rettore

Il passoRettore fornisce le seguenti azioni al Rettore ed al Pro Rettore, in qualità di sostituto:

• NON Approva, restituisci al Direttore Generale: richiede al Rettore o al suo sostituto di inserire un testo, riportato come annotazione sulla registrazione, che espliciti le problematiche riscontrate o le azioni correttive da intraprendere. L'iter torna al Direttore Generale.
• Approva e procedi con la firma: l'azione conduce all'apposizione della firma digitale da parte del Rettore o ,nel caso in cui si a impossibilitato, del Pro Rettore. Il sistema visualizzerà una finestra di dialogo dove saranno visualizzati i documenti che si andranno a sottoscrivere.

Il documento, quindi, se diverso da Documento non protocollato viene protocollato in automatico. In questo caso, all'avvenuta apposizione della firma, sono inviate le email di notifica al:

• Direttore Generale e al suo sostituto;
• Responsabile Amministrativo e al suo sostituto
• RPA e al suo sostituto
• Al soggetto che ha effettuato la registrazione
• A tutti i soggetti presenti in copia conoscenza (CC)