Predisposizione documenti per la firma grafica

La firma dei file in formato PDF

L’apposizione di firme e sigilli elettronici su documenti in formato PDF può essere effettuata mediante la firma digitale in formato PAdES.

L’acronimo PAdES sta per PDF Advanced Electronic Signature; tale formato di firma, utilizzabile solamente con i  documenti informato .pdf, permette di mantenere

• il medesimo nome del file;
• il medesimo formato;
• la medesima estensione (.pdf).

anche dopo l’apposizione della firma elettronica su un documento, infatti, il file contenente la firma digitale viene inglobato nel documento stesso.

La firma PAdES grafica

La firma PAdES può coniugare una firma digitale ed una grafica.

Il processo di firma, quindi, modificherà il contenuto del file, prima che sia effettivamente firmato, aggiungendo informazioni relative al firmatario e permetterà di aggiungere al documento un elemento grafico, come l'immagine di una firma autografa, l'immagine di un timbro o qualsiasi immagine che si desideri, che rappresenterà la parte visibile della firma all'interno delle pagine del documento firmato. In questo caso si parlerà anche di firma visibile, mentre se l'elemento grafico non è presente si parlerà  di firma invisibile.

Vanno chiariti due punti molto importanti:

1. Nel caso in cui un documento informatico con firma grafica venga stampato, il documento cartaceo che si ottiene riporterà le informazioni relative alla firma digitale, ma questa non ha alcun valore legale.
2. Se sul documento informatico sono visualizze informazioni circa la firma digitale, queste non garantiscono valore legale al documento se non risulta anche correttamente verificata la firmato digitale o se quest'ultima è assente.

La firma grafica sui documenti PDF è una firma aggiuntiva a quella digitale. La presenza della firma grafica non garantisce l’autenticità e la validità legale della firma digitale.

Si ricorda che è possibile apporre la firma digitale grafica visibile sul documento solo quando si firmi un documento PDF utilizzando la modalità PAdES, per tutti gli altri tipi di documento non è possibile, a meno che non vengano convertiti prima in PDF.

Predisposizione documenti per la firma grafica

Presso il nostro Ateneo è disponibile il servizio U-Sign, rivolto al personale tecnico amministrativo e docente, integrato con l'autenticazione di Ateneo (Single Sign On - SSO), che fornisce un servizio di firma digitale remota.

U-Sign consente l’apposizione della firma in formato PAdES grafico su file PDF.

Attenzione: la firma grafica sui documenti PDF è una firma aggiuntiva a quella digitale. Si tratta infatti di una semplice annotazione dell'anagrafica del firmatario perché la funzione identificativa del firmatario è assicurata solo dal certificato qualificato rilasciato da una CA - Certification Authority.

Nei documenti che si stanno predisponendo (Decreti, Lettere, o Note), solitamente in formato DOCX o ODT, è possibile inserire dei segnaposto nella forma {{xxxxxxxxx}}, ossia un testo tra doppie parentesi graffe, come campi di firma. Una volta predisposto il documento è necessario produrre la versione in formato PDF da sottoposto alla firma. U-Sign, quindi interpreterà il segnaposto, come un campo firma in cui posizionare la firma grafica nel momento in cui si andrà a firmare in formato PAdES grafico.

Attenzione: il segnaposto non dovrà contenere spazi bianchi e segni di punteggiatura. Segnaposto del tipo {{F.TO}} o {{ FTO }} creeranno problemi durante il processo di apposizione della firma grafica, che non potrà completarsi correttamente o come ci si aspetta.

Una volta predisposto il documento da firmare e prima della sua conversione in formato PDF; è necessario impostare il colore del carattere del segnaposto sul medesimo colore dello sfondo della pagina, tipicamente il bianco, in modo da farlo scomparire sul fondo del foglio.

Fig.1 Documento con segnaposto, carattere 60pt

Nell'immagine precedente (Fig.1) è mostrato un esempio di segnaposto. Nell'esempio il testo FTO è stato scelto per convenienza, ma potrebbe essere un qualsiasi testo, come DIRETTTORE, RETTORE, etc..

La dimensione del carattere definirà l'area in cui verrà inserita la firma grafica, tale situazione è visibile nell'immagine a seguire (Fig.2) in cui il testo, che definisce il segnaposto, è stato impostato con il colore bianco, come lo sfondo. Selezionando il testo, che ora risulta indistinguibile dallo sfondo, si riesce a visualizzare un  rettangolo di selezione, nell'immagine di colore celeste, che rappresenta l'area dove verrà inserita la firma grafica.

Fig. 2 Documento con segnaposto, carattere 70pt e colore bianco

Si fa presente che il meccanismo dei segnaposto, come descritto sopra, funziona solamente quando i documenti son in formato PDF e sono firmati tramite il sistema di firma remota U-Sign o tramite titulus selezionando la modalità di firma U-Sign (MyWebFirma) . Se si tenta di firmare il documento con altri software, come GoSign, ArubaSign, non si otterrà il risultato descritto sopra.

Fig.3 Finestra di dialogo per la selezione della modalità di firma in Titulus

Parentesi graffa su tastiera

Per inserire le parentesi graffe è possibile utilizzare una combinazione di tasti della tastiera.

Microsoft Windows

Per digitare la parentesi graffa di apertura devi schiacciare in contemporanea i tasti Alt Gr+Maiusc+[.

Per digitare la parentesi graffa di chiusura devi schiacciare in contemporanela i tasti Alt Gr+Maiusc+].

Apple Mac

Per digitale la parentesi graffa di apertura devi schiacciare in contemporanea i tasti Option+Maiusc+[.

Per digitare la parentesi graffa di chiusura la combinazione di tasti da usare è Option+Maiusc+]

Modelli

• Decreto Rettore
• Decreto Direttore Generale