Decreti Direttore Generale

Modello Decreto

Si rende disponibile il seguente Modello di Decreto Direttore Generale ad uso degli uffici.

Registrazione e avvio del flusso

l proponente effettua una nuova registrazione all'interno del repertorio Decreti Direttore Generale, dal modulo Documenti, selezionare la scheda Repertorio quindi cliccare sulla voce Decreti Direttore Generale.

Nel caso in cui il repertorio non sia presente tra quelli disponibili è necessario essere abilitati all'inserimento su tale repertorio. A tal fine è necessario contattare la responsabile del protocollo la Dott.ssa Lucia Ramadù.

Per effettuare correttamente la registrazione e l'avvio del flusso è necessario:

• compilare il campo Voce di indice, con il valore Decreto Direttore Generale. Si ricorda che tale valore va selezionato dal menu a tendina,
• compilare tutti i campi necessari, Oggetto, Classificazione, Responsabile, ossia tutti i campi contrassegnati con il simbolo dell'asterisco (*),
• caricare nella sezione File il file che rappresenta il decreto, in formato PDF/A,
• effettuare il salvataggio in bozza, tramite il pulsante SALVA BOZZA.

Passi necessari per una correttamente registrazione

Compilare tutti i campi necessari, Oggetto, Classificazione, Responsabile, ossia tutti i campi contrassegnati con il simbolo dell'asterisco (*).

Compilare il campo Voce di indice, con il valore Decreto Direttore Generale. Si ricorda che tale valore va selezionato dal menu a tendina.

Caricare nella sezione File il file che rappresenta il decreto, in formato PDF/A.

Effettuare il salvataggio in bozza, tramite il pulsante SALVA BOZZA.

Verifica avvio flusso

Effettuato il salvataggio della registrazione in bozza, il corretto avvio del flusso Decreto Direttore Generale è segnalato dalla presenza di una timeline, ossia di un pannello, cliccabile ed espandibile, che mostra i passi principali dell'iter. Quando l'utente che sta visualizzando il documento è anche il destinatario di un'azione richiesta dall'iter, compare in aggiunta un pannello contenente un il pulsante a discesa Azioni Disponibili, che consente la rapida esecuzione dell'azione, ad esempio approvare, firmare, etc..

Proponente

Una volta che il flusso risulta attivo, il proponente, ossia chi sta effettuando la registrazione, dovrà svolgere due ulteriori passi:

1. controllo della registrazione: il proponente potrà agire per aggiungere (azione Aggiungi allegato) o modificare (azione Modifica proposta o allegato) i file allegati alla registrazione, quindi attraverso l'azione Prosegui, procederà al passo successivo;
2. richiesta valutazione contabile: il proponente potrà indicare se è richiesta (azione Si richiede valutazione contabile) o non è richiesta (azione NON si richiede valutazione contabile) la valutazione contabile da parte del soggetto individuato nell'anagrafica di Titulus con il ruolo Responsabile Contabile.

Una volta che il proponete avrà effettuato i due passi precedenti il flusso passerà al passo automatico Smistamento proposta decreto .

Smistamento proposta decreto

Sulla base delle informazioni raccolte nei precedenti passaggi, questo passo automatico, farà avanzare l'iter come segue:

• passo RPA, per acquisire il visto del RPA, se chi registra non è il RPA indicato; In questo caso saranno inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) il RPA ed il suo sostituto, inoltre a questi saranno inviate delle mail per notificare la richiesta di intervento sulla registrazione.
• passo Responsabile Amministrativo, per acquisire il visto del Responsabile Amministrativo, se chi registra è l RPA indicato e l'ufficio del RPA è inserito all'interno di una struttura superiore. Questo passaggio non viene svolto nel caso in cui non esista una struttura superiore. All'interno di Titulus la struttura superiore deve essere configurata nell'anagrafica con tipologia Area; In questo caso saranno inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) il Responsabile Amministrativo ed il suo sostituto ed inviate le mail di notifica con richiesta di intervento sulla registrazione.
• passo Responsabile Contabile, se chi registra è il RPA, non è presente un Responsabile Amministrativo ed è stata richiesta la valutazione contabile. In questo passo saranno inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) la persona individuata come Responsabile Contabile, all'interno dell'anagrafica di Titulus, ed il suo sostituto. A questi verrà inviata una mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.
• passo Direttore Generale: se non sono soddisfatte le condizioni precedenti, sarà acquisito il visto del Direttore Generale; in questo caso il Direttore Generale ed il suo sostituto saranno inseriti in automatico in copia conoscenza (CC) ed inviate loro le mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.

RPA

Il passo RPA fornisce le seguenti azioni al soggetto indicato come RPA nella registrazione e al suo sostituto:

• Approva: l'azione fa avanzare l'iter come segue:
  • Responsabile Amministrativonel caso in cui l'ufficio del RPA sia inserito all'interno di una struttura superiore. In questo caso, sono inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) il soggetto individuato come Responsabile Amministrativo o Struttura ed il suo sostituto ed inviate le mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.
  • Responsabile Contabile, nel caso in cui non sia presente un Responsabile Amministrativo e sia stata richiesta la valutazione contabile. In questo caso saranno inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) la persona individuata come Responsabile Contabile, all'interno dell'anagrafica di Titulus, ed il suo sostituto. A questi verrà inviata una mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.
  • Direttore Generale nel caso in cui la precedente situazione non sia verificata. In questo caso, sono inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) il Direttore Generale e il suo sostituto ed inviate le mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.
• Riformula proposta: l'azione manda la registrazione al passo Proponente (modifica su rigetto)in carico a chi ha effettuato la registrazione. Al RPA sarà richiesto di inserire una nota in cui riportare indicazioni e motivazioni della richiesta di riformulazione.

Il sostituto del RPA è costituitto da colui che nell'anagrafica di Titulus ha impostate almeno uno dei seguenti testi nel campo Ruoli/Mansioni:

• Sostituto_<codice_ufficio_di_cui_è_responsabile_il_RPA>: es Sostituto_SI000191, in questo caso viene individuato il Sostituto del Responsabile dell'ufficio con codice SI000191
• Sostituto_<matricola_rpa>: ad esempio Sostituto_PI000275, in questo caso viene individuato il Sostituto della persona con matricola in Titulus pari a PI000275

Responsabile Amministrativo

Il passo Responsabile Amministrativo fornisce al soggetto individuato come responsabile della struttura all'interno della quale è collocato l'ufficio del RPA indicato nella registrazione o al suo sostituto, le seguenti azioni:

• Approva: l'azione fa avanzare l'iter al passo
  • Responsabile Contabile, se è stata richiesta la valutazione contabile.  In questo caso saranno inseriti automaticamente in copia conoscenza (CC) la persona individuata come Responsabile Contabile, all'interno dell'anagrafica di Titulus, ed il suo sostituto. A questi verrà inviata una mail di notifica con la richiesta di intervento sulla registrazione.
  • Direttore Generale, se non è stata richiesta la valutazione contabile. Vengo inseriti in automatico per copia conoscenza (CC) il Direttore Generale ed il suo sostituto ed inviate le mail di notifica con richiesta di intervento sul documento registrato.
• NON Approva: l'azione richiede al Responsabile Amministrativo  di inserire un testo che descriva il motivo del rigetto o le azioni correttive, che verrà riportato come annotazione sulla registrazione, quindi si passera al passo Proponente (modifica su rigetto), in carico a chi ha effettuato la registrazione e al RPA. In questo caso sono inviate le mail di notifica al RPA e a chi ha effettuato la registrazione.

Responsabile Contabile

In questo passo il soggetto/i individuati come Responsabile Contabile (nell'anagrafica di Titulus sono tutti i soggetti con ruolo/mansione Responsabile Contabile) potrà visionare i documenti della proposta di determina, per valutarne la regolarità contabile.

Il passaggio al Responsabile Contabile è previsto solamente nel caso in cui nei passaggi precedenti sia stata richiesta la valutazione contabile

Le azioni disponibili sono:

• NON regolare, questa azione segnala che il Responsabile Contabile ha rilevato delle anomalie tali da non poter valutare positivamente il decreto. Il Responsabile Contabile dovrà obbligatoriamente inserire il motivo del rigetto, che sarà riportato come annotazione sulla registrazione. La registrazione tornerà nella disponibilità del proponente e dell'RPA, passo Proponente (modifica su rigetto), per apportare i correttivi indicati;
• Regolare, tramite questa azione il Responsabile Contabile fornisce il parere regole e il documento passera alla valutazione del Direttore Generale;

Direttore Generale

Il passo Direttore Generale fornisce le seguenti azioni al Direttore Generale o al suo sostituto.

• NON Approva: l'azione richiede al Direttore Generale di inserire un messaggio in cui esplicitare le problematiche riscontrate o le azioni correttive, che verrà memorizzato come annotazione, quindi riporta la registrazione del documento al passo Proponente (modifica su rigetto) in carico a chi ha effettuato la registrazione e al RPA.
• Approva e procedi con la firma: l'azione conduce all'apposizione della firma digitale da parte del Direttore Generale o nel caso in cui si a impossibilitato del suo sostituto, il sistema visualizzerà una finestra di dialogo dove saranno visualizzati i documenti che si andranno a sottoscrivere.

Il documento, quindi, se diverso da Documento non protocollato viene protocollato in automatico. In questo caso, all'avvenuta apposizione della firma, sono inviate le email di notifica al:

• Responsabile Amministrativo e al suo sostituto
• RPA e al suo sostituto
• Al soggetto che ha effettuato la registrazione

Proponente (modifica su rigetto)

In questo passo sono disponibili al soggetto che ha effettuato la registrazione e al RPA le seguenti azioni:

• Modifica proposta o allegato, carica nuova versione: consente di aggiungere un file (Documenti informatici) come nuova versione di uno già presente, mantenendo cosi sia la vecchia versione che la nuova.
• Aggiungi allegato: consente di aggiungere un file.
• Reinoltra proposta: che riporta il flusso al passo automatico Smistamento proposta decreto.
• Rivedi valutazione contabile: che riporta il flusso al passo Responsabile Contabile per indicare se è necessaria la valutazione contabile o meno.