Il formato PDF prevede alcuni tipi di sotto-formato. Quello di maggior interesse per la Pubblica Amministrazione è il PDF/A, in quanto è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione a lungo termine dei vari doumenti su supporto digitale.

In base a quanto indicato nell'Allegato 2 delle Regole tecniche per i documenti informatici, emanate con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, il formato PDF, e di conseguenza il formato PDF/A, sono  formati aperti, e quindi possono essere utilizzati per la pubblicazione dei dati sui vari siti dell'Ateneo. 

Per la pubblicazione nella sezione “Amministrazione Trasparente”, invece, l’ANAC suggerisce esplicitamente l’utilizzo del formato PDF/A. Inoltre l'ANAC sconsiglia di pubblicare nella sezione "Amministrazione Trasparente" i file in formato PDF e PDF/A ottenuti mediante la scansione digitale di documenti cartacei, in quanto le informazioni presenti al loro interno potrebbero non essere elaborabili (vedi Delibera Anac n.50 del 4 luglio 2013 - Allegato documento tecnico sui criteri di qualità della pubblicazione dei dati)

Per capire come individuare, creare e trasformare un file in formato PDF/A, si rimanda ai paragrafi qui di seguito.

Capire se un documento è in formato PDF/A

I file in formato PDF e in formato PDF/A hanno entrambi l'estensione .pdf. Quindi per capire se un file .pdf è in formato PDF o PDF/A  è necessario aprirlo con un apposito programma. Se apriamo il file con Adobe Acrobat Reader DC, nel caso in cui questi sia in formato PDF/A, in alto comparirà la seguente striscia azzurra

Nel caso in cui si decida di modificare il file con tale programma, questo verrà salvato in formato PDF, e quindi non sarà più in formato PDF/A.

Creare un documento in formato PDF/A

Per creare un documento in formato PDF/A è possibile utilizzare Microsoft Word, creando inizialmente un comune file .docx. Una volta terminato il documento, occorre procedere come segue:

• Cliccare su "File" e successivamente su "Salva con nome"
• Scegliere la cartella in cui salvare il file
• Utilizzare il menu a tendina "Salva come" per scegliere "PDF (*.pdf)"
• Cliccare sul pulsante "Opzioni"
• Mettere il segno di spunta alla voce "Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)"
• Cliccare sul pulsante "Ok"
• Cliccare sul pulsante "Salva"

In questo modo il file .pdf che abbiamo creato è in formato PDF/A.

Attenzione: se un file in formato PDF/A viene firmato digitalmente con firma PAdES, questi rimane in formato PDF/A.

Trasformare un documento da formato PDF a formato PDF/A

Per trasformare un file .pdf dal formato PDF al formato PDF/A, possiamo utilizzare PDFCreator procedendo nel modo seguente:

• Cliccare sul pulsante "Scegli un file da convertire" e selezionare il file in formato PDF da convertire
• Utilizzare il menu a tendina "Profilo" per scegliere "PDF/A (conservazione a lungo termine)
• Modificare, nel caso in cui serva, il nome del nuovo file e la cartella in cui salvarlo
• Cliccare sul pulsante "Salva"

In questo modo il file .pdf verrà convertito da formato PDF a formato PDF/A.

Attenzione: se trasformiamo un file che presenta una firma digitale da formato PDF a formato PDF/A, la firma digitale viene eliminata.