Firma Dirigente con visti

Registrazione e avvio del flusso

Nel caso in cui il workflow sia attivato su una registrazione di protocollo in Partenza, si fa presente che il workflow non effettua la spedizione/invio ai destinatari, tale operazione deve essere effettuata manualmente al termine del flusso.

Per effettuare correttamente la registrazione e l'avvio del flusso è necessario:

• compilare il campo Voce di indice, con il valore Firma Dirigente con visti. Si ricorda che tale valore va selezionato dal menu a tendina,
• compilare tutti i campi necessari, Oggetto, Classificazione, Responsabile, ossia tutti i campi contrassegnati con il simbolo dell'asterisco (*),
• caricare nella sezione File i documenti,
• effettuare il salvataggio in bozza, tramite il pulsante SALVA BOZZA.

Passi necessari per una correttamente registrazione

Compilare tutti i campi necessari, Oggetto, Classificazione, Responsabile, ossia tutti i campi contrassegnati con il simbolo dell'asterisco (*).

Compilare il campo Voce di indice, con il valore Firma Dirigente con visti (tale valore va selezionato dal menu a tendina).

Caricare nella sezione File il file che rappresenta il decreto, in formato PDF/A. Il file che rappresenta il decreto deve essere contrassegnato come Documento principale tramite l'attivazione della bandierina di colore blu .

Effettuare il salvataggio in bozza, tramite il pulsante SALVA BOZZA. 

Verifica avvio flusso

Effettuato il salvataggio in bozza, la corretta attivazione del flusso Firma Dirigente con visti è indicata dalla presenza di una timeline, cioè un pannello che mostra i passaggi principali dell'iter. Se l'utente è anche il destinatario di un'azione richiesta, compare un pannello con un pulsante Azioni Disponibili, che contiene le azioni disponibili per il soggetto collegato.

Operatore

L'operatore della registrazione è rappresentato da chi ha effettuato la registrazione.

L'operatore inizialmente effettua un controllo della registrazione e avrà a disposizione le seguenti azioni:

• (Operatore) Registrazione controllata, prosegui con l'iter: consente di far avanzare il flusso al passo RPA.
• (Operatore) Sostituisci allegato, carica nuova versione: consente di aggiungere un file come nuova versione di uno già presente, mantenendo cosi sia la vecchia versione che la nuova. Le versioni sono consultabili tramite l'azione Versioni precedenti disponibile accedendo al menu con i tre punti verticali presente nella scheda file.
• (Operatore) Aggiungi allegato: consente di aggiungere un nuovo file come allegato.
• (Operatore) Seleziona file da firmare e tipo di firma: consente di indicare quali file devono essere firmati e quale tipologia di firma applicare.
• (Info) Visualizza chi deve agire: consente di visualizza un messaggio informativo contenente il soggetto che deve effettuare le azioni.

Nel caso in cui, nei passi successivi, viene richiesta una modifica ai documenti, tramite le azioni di restituzione o l'operatore recupera la richiesta in autonomia, l'operatore avrà a disposizione le seguenti azioni:

• (Operatore) Aggiornato, prosegui con l'iter: consente di far avanzare il flusso al passo RPA, dopo che sono state apportate le modifiche necessarie.
• (Operatore) Ritira e termina flusso: consente di ritirare la richiesta di firma e terminare il flusso, cosi da poter eliminata la registrazione.
• (Operatore) Sostituisci allegato, carica nuova versione: consente di aggiungere un file come nuova versione di uno già presente, mantenendo cosi sia la vecchia versione che la nuova. Le versioni sono consultabili tramite l'azione Versioni precedenti disponibile accedendo al menu con i tre punti verticali presente nella scheda file.
• (Operatore) Aggiungi allegato: consente di aggiungere un nuovo file come allegato.
• (Operatore) Seleziona file da firmare e tipo di firma: consente di indicare quali file devono essere firmati e quale tipologia di firma applicare.

RPA

Il passo RPA fornisce le seguenti azioni al soggetto indicato come RPA nella registrazione e al suo sostituto:

• (RPA) Approva, prosegui con l'iter: l'azione rappresenta il visto dell'RPA e fa procedere il flusso a passo successivo.
• (RPA) Restituisci, chiedi modifiche: l'azione riporta il flusso al passo Operatore. Il sistema chiede l'inserimento di una annotazione.
• (RPA) Ritira e termina flusso: consente di ritirare la richiesta di firma e terminare il flusso, cosi cosi da poter eliminata la registrazione.
• (RPA) Sostituisci allegato, carica nuova versione: consente di aggiungere un file come nuova versione di uno già presente, mantenendo cosi sia la vecchia versione che la nuova. Le versioni sono consultabili tramite l'azione Versioni precedenti disponibile accedendo al menu con i tre punti verticali presente nella scheda file.
• (RPA) Aggiungi allegato: consente di aggiungere un nuovo file come allegato.
• Seleziona file da firmare e tipo firma: consente di indicare quali file devono essere firmati e quale tipologia di firma applicare.
• (Info) Visualizza chi deve agire: consente di visualizza un messaggio informativo contenente il soggetto che deve effettuare le azioni.

Responabile Amministrativo

Questo passo sarà eseguito solo se, sulla base dell'Ufficio di appartenenza del RPA, è possibile individuare una struttura superiore di tipo Area. Il responsabile di quest'ultima sarà selezionato come Responsabile Amministrativo.

Nel passo Responsabile Amministrativo sono disponibili le seguenti azioni:

• (Responsabile) Approva, proseui con l'iter: l'azione rappresenta il visto del Responsabile Amministrativo e fa procedere il flusso a passo successivo.
• (Responsabile) Restituisci, chiedi modifiche: l'azione riporta il flusso al passo RPA. Il sistema chiede l'inserimento di una annotazione.
• (Responsabile) Sostituisci allegato, carica nuova versione: consente di aggiungere un file come nuova versione di uno già presente, mantenendo cosi sia la vecchia versione che la nuova. Le versioni sono consultabili tramite l'azione Versioni precedenti disponibile accedendo al menu con i tre punti verticali presente nella scheda file.
• (Responsabile) Aggiungi allegato: consente di aggiungere un nuovo file come allegato.
• Seleziona file da firmare e tipo firma: consente di indicare quali file devono essere firmati e quale tipologia di firma applicare.
• (Info) Visualizza chi deve agire: consente di visualizza un messaggio informativo contenente il soggetto che deve effettuare le azioni.

Dirigente

Nel passo Dirigente sono disponibili le seguenti azioni

• (Dirigente) Approva e procedi con la firma: l'azione consente di procedere alla firma dei file.
• (Dirigente) Restituisci, chiedi modifiche: l'azione riporta il flusso al passo Responsabile Amministrativo, se presente, altrimenti al passo RPA. Il sistema chiede l'inserimento di una annotazione.
• Seleziona file da firmare e tipo firma: consente di indicare quali file devono essere firmati e quale tipologia di firma applicare.
• (Responsabile) Recupera, necessario aggiornamento: visibile solo al Responsabile Amministrativo, se presente, consente di riportare, in autonomia, il flusso al passo Responsabile Amministrativo, senza senza chiederne la restituzione al Dirigente.
• (RPA) Recupera, necessario aggiornamento: visibile solo al RPA, consente di riportare, in autonomia, il flusso al passo RPA, senza senza chiederne la restituzione al Dirigente.
• (Operatore) Recupera, necessario aggiornamento: visibile solo all'Operatore, consente di riportare, in autonomia, il flusso al passo Operatore, senza senza chiederne la restituzione al Dirigente.
• (Info) Visualizza chi deve agire: consente di visualizza un messaggio informativo contenente il soggetto che deve effettuare le azioni.

Ulteriori indicazioni

Configurazione sostituti

Per configurare i sostituti è necessario indicare nel campo Ruoli/Mansioni dei valori sulla base del seguente schema:

• Sostituto_<codice_unita>: es Sostituto_SI000191, per individuare il sostituto del RPA e del Responsabile Amministrativo, dove <codice_unita> va sostituito con il Codice unità definiti all'interno del modulo ACL di Titulus.
• Sostituto_<matricola>: ad esempio Sostituto_PI000275, per individuare il sostituto del Dirigente, dove <matricola> è la Matricola della persona che funge da sostituto ottenuta dall'anagrafica Titulus del modulo ACL.

Protocollo Tra Uffici

L'utilizzo del workflow su una registrazione di protocollo Tra Uffici è utile nel caso si voglia acquisire la firma su uno o più documenti e poi ottenere indietro i documenti firmati, senza che questi debbano essere spediti esternamente. Il caso tipico è quello del caricamento su una piattaforma Ministeriale.

In questa situazione è quindi necessario compilare le parti relative alla Mittente(Minuta) e Destinatari (Originale) con le medesime informazioni.

Seleziona file da firmare e tipo di firma

L'azione Seleziona file da firmare e tipo di firma consente di indicare quali file devono essere firmati e quale tipologia di firma applicatere (PAdES, PAdES Grafico, CAdES), sarà quindi possibile indicare ad esempio la firma CAdES anche su documento PDF.

ATTENZIONE: se si modificano i file attraverso l'azione di modifica della registrazione e non attraverso le azioni fornite dal flusso, ossia Sostituisci allegato, carica nuova versione e Aggiungi allegato) sarà necessario eseguire nuovamente l'azione Seleziona file da firmare e tipo di firma altrimenti si genererà un errore bloccante al momento della firma.

Quando si utilizza l'azione il sistema mostrerà una maschera (finestra di dialogo) con l'elenco dei file allegati alla registrazione.

Di fianco ad ogni allegato è presente un checkbox che consente di indicare quali file dovranno essere firmati.

Apposto il checkbox sarà mostrata una icona che rappresenta il tipo di firma che sarà appricato di automaticamente dal sistema.

A questo punto sarà possibile cambiare il tipo di firma da applicare cliccando sull'icona a forma di triangolo rovesciato, che attiverà un menu di selezione.

Si ricorda che per file non in formato PDF, non è possibile impostare una firma PAdES, ma solamente CAdES.

Dal menu visualizzato si potrà indicare il tipo di firma da applicare al documento e quindi sarà possibile chiedere l'apposizione di una firma CAdES anche per un file in formato PDF.

Sulla base delle scelte fatte, quando il Dirigente procederà all'apposizione della firma, il sistema mostrerà la lista dei documenti da firmare e il tipo di firma che sarà applicata, come mostrato nella seguente figura.