Home Notizie Archivio Le nuove frontiere della comunicazione universitaria Comunicare gli eventi e comunicare con gli eventi

Comunicare gli eventi e comunicare con gli eventi

di Ufficio comunicazione e relazioni esterne

L'Università di Macerata vive di eventi. Basta dare una rapida scorsa all'agenda settimanale. In un solo giorno possono esserci molteplici iniziative culturali - seminari, conferenze, convegni, tavole rotonde, cerimonie – che nascono dall'esigenze di approfondire tematiche di studio e ricerca.

Le tre facce di un evento

Il termine "evento", riferito all'ambito universitario, descrive una realtà complessa. L'evento, in generale, è il principe della comunicazione – alcuni lo definiscono il "diamante" – perché permette di incontrare in modo diretto il proprio "pubblico", di conoscere e interpretare le sue specifiche esigenze. Allo stesso tempo, la ricchezza di proposte dell'Ateneo alimenta lo scambio dialettico e la crescita intellettuale in un ambito ben più ampio di quello circoscritto alle mura universitarie. Gli eventi, infine, rendono più saldi l'identità e il senso di appartenenza alla comunità accademica.

L'importante è partecipare

Cerimonie come le inaugurazioni dell'anno accademico, la consegna delle lauree honoris causa, con la loro organizzazione ormai codificata – la scaletta e la tipologia degli interventi, la toga per i docenti e ricercatori, la solennità del momento – sono riti sociali, che permettono di fondare o di rinsaldare i legami interni alla comunità. Particolarmente sentita, in questo senso, è la Giornata del laureato, che, grazie all'Associazione laureati dell'Ateneo maceratese – Alam - riunisce i laureati di tre generazioni: i più recenti con quelli di 25 e 50 anni fa. Un'iniziativa che risponde a una specifica esigenza: i laureati - di ieri e di oggi - vogliono esserci, ritrovarsi con i colleghi di studio, "sentire" che l'Ateneo non li ha dimenticati, ma li considera "ambasciatori nel mondo" di quell'Umanesimo che innova distintivo dell'Università di Macerata. La cura dell'evento è, quindi, importantissima, dalle fasi iniziali a quelle conclusive: la spedizione degli inviti; la registrazione dei partecipanti; il feedback immediato tramite l'invio di informazioni utili sullo svolgimento della cerimonia; l'accoglienza e la registrazione dei partecipanti; il servizio fotografico; la distribuzione dei gadget; l'invito a iscriversi all'Alam. Per non parlare di tutti gli aspetti più propriamente promozionali: affissioni, articoli sulla stampa, social network. Anche a evento concluso, il lavoro non è certo terminato: oltre agli aspetti amministrativi e contabili, a seconda dell'iniziativa, possono rendersi necessari la traduzione, la trascrizione e la pubblicazione degli atti – molto apprezzate nel caso, ad esempio, delle lauree honoris causa, dato l'alto valore scientifico delle lectio doctoralis – nonché il follow-up dei contatti e la valutazione dei risultati.

Se non comunichi, non esisti

L'evento da solo non basta, ma deve affidarsi alle altre risorse della comunicazione. L'idea dell'Unifestival in questo senso è paradigmatica: è nata per rendere "visibili" le tante iniziative organizzate direttamente dagli universitari grazie ai fondi per le attività culturali dell'Ateneo nel corso dell'anno. Concentrate in tre, quattro giorni, le proposte degli studenti hanno permesso di offrire un programma ricco, ben definito e fruibile. E, soprattutto, si è fatto conoscere, grazie a una strategia comunicativa che coniuga un'immagine ben riconoscibile, la creazione dell'aspettativa tramite mailing list, social network, articoli sulla stampa e attraverso il "passaparola", facilitato dal coinvolgimento diretto degli studenti nel comitato organizzatore. Si ritorna, quindi, a sottolineare l'importanza delle relazioni, di crearle e mantenerle, anche tramite forme di contatto below the line. In questo senso, il cosiddetto web 2.0 offre possibilità impensate fino a poco tempo fa, non solo per farsi conoscere, ma anche per conoscere e, offrire, quindi, servizi sempre migliori e più adeguati alle esigenze degli studenti e dei portatori di interesse in genere.

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