Quando la tecnologia informatica supporta la didattica

di Pierluigi Feliciati [1] e Silvia Mozzoni [2]

Lo scorso 9 febbraio è stato emanato dal governo Monti il decreto-legge Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo, che, tra l'altro, ha stabilito che, dall'anno accademico 2013-2014, la verbalizzazione e la registrazione degli esiti degli esami, di profitto  e  di  laurea, sostenuti dagli  studenti  universitari, dovrà avvenire esclusivamente  tramite modalità informatiche.

Unimc all'avanguardia

L'Università di Macerata ha accolto con tranquillità la notizia di questo obiettivo e della sua scadenza attuativa, considerato che fin dal 2009 aveva fatto parte di quel ristretto gruppo di atenei che hanno prima sperimentato, poi attuato il servizio di libretto elettronico per gli studenti, con verbalizzazione e firma digitale degli esami di profitto.

Più precisamente, l'iniziativa Campus digitali, all'interno del programma ICT4University del Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l'innovazione tecnologica, ha supportato in una prima fase l'avvio progressivo del servizio di verbalizzazione informatica degli esami, consentendo all'Ateneo di arrivare in pochi anni alla copertura di tutte le Facoltà.

Dal 2010 al 2011, quindi, l'iniziativa Università Digitale, sempre nell'ambito dello stesso programma ICT4University, ha permesso all'Università di Macerata di concludere questo processo di profonda innovazione dell'interazione tra studenti, docenti e sistema informativo d'ateneo, co-finanziando l'attivazione del servizio di firma digitale dei presidenti delle commissioni d'esame per chiudere l'iter di verbalizzazione elettronica.

In sintesi, dal dicembre dello scorso anno ad oggi sono già state rilasciate ai docenti del nostro ateneo più di 100 firme digitali, con la realistica prospettiva di coinvolgere tutti i docenti incardinati entro la prossima sessione d'esami invernale. Nel prossimo anno, inoltre, si precede di allargare il rilascio dei certificati di firma anche ai docenti contrattisti. Il sistema di verbalizzazione con firma digitale, in una visione di medio termine, potrà essere attivato anche per gli esami di laurea, dopo aver effettuato i necessari test e le verifiche procedurali con il supporto di tutte le componenti interessate.

Servizi e informazioni a portata di mouse

Gli studenti dell'Università di Macerata iscritti a tutti i corsi possono già da oggi, dunque, prenotarsi on-line per partecipare ad una sessione d'esami congruente con il proprio percorso didattico, ottenendo al termine della prova il riconoscimento dell'esatto numero di crediti previsto dal proprio specifico piano di studi e ricevendo una e-mail con l’indicazione del voto al proprio indirizzo di posta elettronica UniMC, mantenendo così la possibilità di presentare un eventuale reclamo entro sette giorni dalla data di chiusura dell’appello. Utilizzando credenziali uniche, inoltre, gli iscritti di Unimc possono accedere ad una vasta gamma di servizi e informazioni relativi alla carriera universitaria, aggiornati in tempi molto più rapidi dell’inserimento manuale, connettendosi senza limiti di luoghi e orari, da casa propria oppure da una delle centinaia di postazioni informatiche disponibili in tutte le sedi.

Parallelamente al moltiplicarsi dei servizi online per gli studenti, è stata data la possibilità di accedere facilmente a questi servizi anche agli studenti stranieri creando pagine web in lingua inglese.

On line anche la valutazione della didattica

Sempre nell'ambito della didattica e del monitoraggio della qualità dei servizi universitari, un'altra procedura è stata oggetto di innovazione in senso informatico. Dallo scorso mese di aprile, è stata lanciata in via sperimentale la possibilità per gli studenti di compilare on-line i questionari di valutazione della didattica, al di fuori degli orari dei corsi e migliorando le procedure di raccolta e di elaborazione statistica dei dati. Il risultato della sperimentazione è stato superiore alle più rosee aspettative: in appena due mesi sono stati compilati dagli studenti ben 1084 questionari, convincendo il gruppo di lavoro dei tecnici informatici edil Nucleo di Valutazione della correttezza della direzione intrapresa e dell'opportunità di mettere in programma, fin dal prossimo anno accademico, il progressivo abbandono della modulistica cartacea.

Semplificazione, efficienza e trasparenza

La semplificazione, il miglioramento dell’efficienza, della trasparenza e la maggiore sicurezza dei processi di gestione dei flussi informativi e di lavoro legati agli esami di profitto hanno ricadute positive anche sulle altre componenti della comunità universitaria.

Il personale docente, innanzitutto, ha ora a disposizione un cruscotto informatizzato standard (e personale al tempo stesso) che gli consente la gestione a distanza di un ampia gamma di procedure legate alla verifica del profitto degli studenti: dalla definizione dei calendari degli appelli al monitoraggio, in tempo reale, sul numero di iscrizioni e sulle tipologie di studenti iscritti, dalla gestione della composizione effettiva delle commissioni alla verbalizzazione con firma digitale, senza dimenticare che il sistema garantisce la raccolta e conservazione delle informazioni aggiornate sull'impegno.

Il carico di lavoro del personale amministrativo, naturalmente, a cominciare dalle  Segreterie Studenti per arrivare al personale di supporto presso le sedi didattiche, dopo una prima fase dedicata all’apprendimento e all’applicazione ottimizzata delle nuove procedure, si sta riducendo in maniera significativa, a causa della drastica diminuzione delle pesanti attività di inserimento manuale dei verbali d'esame nel sistema informativo. Questo risparmio potrà permettere, in prospettiva, di destinare maggiori risorse al miglioramento dei servizi di front-office e all’aggiornamento del personale.

Pronti a superare tutti gli ostacoli

Ogni fase di innovazione, inevitabilmente, fa affiorare le debolezze del sistema: l'allargamento dei servizi a supporto della didattica, sul fronte degli utenti finali, ha mostrato, ad esempio, come ci sia ancora uno scarso livello di utilizzo dell’account di posta elettronica assegnato agli studenti al momento dell'immatricolazione, indebolendo così uno strumento informativo prezioso.

Infine, non possiamo negarci che lo sforzo di ricondurre prassi e abitudini consolidate all’interno delle logiche di un software standardizzato nazionale, le cui procedure sono spesso poco flessibili e troppo onerose da personalizzare, rappresenta senza dubbio una sfida importante. Questa sfida, a Macerata, abbiamo dimostrato di poterla vincere, potendo contare sulla partecipazione convinta e sinergica dei tanti soggetti coinvolti, delle strutture e delle singole persone che formano la nostra comunità.

[1] Delegato rettorale all'informatica e al servizio informativo d'ateneo.

[2] CSIA, Ufficio procedure informatiche dell'Amministrazione centrale, gruppo coordinamento sistema Esse3